Controle de estoque para clínicas: como fazer essa tarefa com eficiência

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Gestão de estoque é um dos principais setores de atenção em qualquer empreendimento médico. É ele que garante os suprimentos, itens e produtos necessários para procedimentos serem realizados com excelência, garantindo a satisfação de seus pacientes. Infelizmente, em muitas organizações, esses espaços costumam ser confusos e nada otimizados.

Não seria inconveniente se prestes a realizar um atendimento você percebesse que as luvas descartáveis de sua clínica tivessem se esgotado? Não colocaria em risco sua relação com seus clientes se um material essencial estivesse “em falta”? Não é frustrante quando uma série de itens não utilizados são descartados por conta do prazo de validade, te levando a ver que dinheiro foi desperdiçado?

Quando o controle de estoque para clínicas é realizado de forma desorganizada, prejudica sua logística e, até mesmo, os resultados financeiros do seu negócio. Um dos maiores entraves acontece com administradores que se veem obrigados a realizar a tarefa de modo manual. Isso acaba impossibilitando uma visão sistêmica de entrada, saída e dificulta a verificação da periodicidade de reposição de cada item. Além de gastar tempo que poderia ser utilizado em atividades mais estratégicas.

Como a atividade demanda muita atenção, existem estratégias utilizadas por alguns empreendedores a fim de evitar transtornos. Um delas é a adoção de um software de gestão médica. Algumas soluções de mercado contam com módulos específicos que facilitam essa atividade de forma bastante prática. Entretanto, outras sugestões podem ajudar a manter esse espaço inteligente e eficiente. Principalmente por meio de um desses sistemas. Confira:

Entenda suas demandas e as necessidades dos pacientes

O primeiro passo na organização de seu estoque diz respeito a um planejamento certeiro. Assim, faça um estudo da sua clínica a fim de analisar a real demanda dos seus produtos. Se atente na rápida reposição dos itens com maior saída e confira os prazos de validade daqueles que ficam mais tempo armazenados.

Faça uma lista com os suprimentos essenciais e cruze com o comportamento de seus fornecedores. Se determinado produto leva muito tempo a ser entregue, se certifique de solicitá-lo previamente. Desse modo, é possível realizar uma administração inteligente e menos suscetível a erros.

Essa tarefa é intrinsecamente ligada com o reconhecimento do que é realmente importante ao seu cliente. Entender o que eles esperam no atendimento da sua equipe pode te auxiliar a realizar uma gestão, de fato, eficiente.

Torne a padronização uma lei

Um controle de estoque correto se inicia no cadastramento dos itens. Quando você normatiza e organiza esse processo, consegue aumentar sua produtividade e efetivar lucros. Dessa forma, na sua clínica, registre código e descrição detalhada de cada item nesse espaço. A tarefa pode parecer simples, mas é imprescindível para evitar erros e duplicidades. E isso reduz gastos, tornando seu negócio efetivamente sustentável.

Certifique-se de que as condições de armazenamento são apropriadas

É sempre bom lembrar que alguns remédios e produtos precisam ser reservados com temperatura e luz adequadas. Em algumas clínicas, suprimentos são descartados por conta da ausência de cuidado quanto a esse aspecto. Por isso, com o intuito de evitar desperdícios, sempre fique atento a essas situações.

Inventários? Sempre!

Um bom controle de estoque para clínicas não acontece sem a realização de inventários. Essa ferramenta de organização permite que toda a equipe se mantenha sempre alinhada, o que facilita o andamento de sua rotina. O processo controla tudo o que saiu, entrou e cada item que permanece.

Durante a tarefa, você consegue observar facilmente perdas, falhas e desperdícios, o que diminui despesas desnecessárias. A preparação também permite deixar à mão itens e materiais que serão utilizados em determinados procedimentos e consultas, facilitando o trabalho de todos os funcionários. E tenha a certeza de que esse não é o único benefício. Seus pacientes vão apreciar um atendimento realmente ágil. Assim, todas as partes ganham.

Palavra de ordem: organização

Quando seu estoque fica organizado é muito mais fácil localizar produtos e acabar com a compra de itens repetidos.  Seguindo essa atitude, você otimiza o tempo de sua equipe, que gasta menos tempo em atividades operacionais, podendo se dedicar a um atendimento realmente humanizado e diferenciado.

Outra dica importante é a criação de uma rotina de inspeção. Não se esqueça de se certificar constantemente que nada está cadastrado de modo incorreto ou que não há medicamentos e itens com o prazo de validade vencido. Isso acaba com a ocorrência de problemas e surpresas desagradáveis.

Aposte em um sistema que oferece controle de estoque para clínicas

Você já sabe que toda atividade fica realmente prática quando utilizamos tecnologia. E o mesmo acontece no controle de estoque para clínicas. Um software de gestão permite automatizar uma série de processos, trazendo melhor produtividade e verdadeira agilidade ao seu negócio.

Um dos destaques dessas soluções é a geração de relatórios, que auxiliam na administração do seu estoque. A partir dos reports, é possível acompanhar melhor seus resultados, entender sua demanda de modo definitivo e acabar com custos desnecessários. Nesses arquivos, a visualização de suprimentos não tão requisitados fica a poucos cliques. Inovação que ajuda a tomar decisões realmente analíticas.

Ao escolher uma das opções de mercado, não se esqueça de levar em conta uma série de outros aspectos, como mobilidade e fácil navegabilidade. Além de facilitar a rotina clínica, é essencial que o sistema ofereça um bom controle operacional e financeiro. Planejamento, análises e constante melhoria nos processos ficam facilitados por meio do uso de uma dessas plataformas.

E agora? Acredita que a utilização desse tipo de sistema de gestão para clínicas e hospitais pode facilitar seu dia dia? Compartilhe sua opinião conosco! Aproveite também para curtir a fanpage da Vitta no Facebook, assim você acompanha nossos artigos e troca uma ideia com a gente.

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admin

6 Comentários

  • Mariano S.
    28 de setembro

    É possível administrar todos os meus lotes?

    • Lucas Menezes
      28 de setembro

      Olá Mariano, tudo certo? Com o ClinicWeb você consegue administrar e controlar todos os lotes do seu estoque. Assim, você fica ciente da quantidade de materiais que faltam ou que estão acabando em sua clínica!

  • Tomas Medeiros
    28 de setembro

    Como avalio a satisfação dos meus pacientes?

    • Lucas Menezes
      28 de setembro

      Boa tarde, Tomas! Você pode implementar essa avaliação com a metodologia de pesquisa NPS (Net Promoter Score). Ao final de cada consulta você pode entregar a questão “Em uma escala de 0 a 10, quanto você indicaria nosso serviço para um amigo?”, assim, você ficará sabendo a média da qualidade de seu atendimento.

  • Hudson L.
    28 de setembro

    A tarefa de padronizar o meu estoque demanda quais funções?

    • Lucas Menezes
      28 de setembro

      Olá Hudson, como vai? Acredito que você quis saber como que funciona essa padronização de estoques, certo? É muito simples, basta você ter controle sobre a sua quantidade clínica de materiais. Assim, você pode consultar todos os seus lotes – dos mais diversos equipamentos – de acordo com a sua padronização.

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