Automatize sua clínica e potencialize os resultados do seu negócio

A tecnologia trouxe diversos benefícios para o nosso dia a dia. Você imagina como seria ter todos os telefones que precisa em uma agenda de papel? Ou então, depender de um computador gigantesco apenas para checar seus e-mails? Com um smartphone é possível ter tudo isso à mão e em qualquer lugar.

Por mais que no aspecto pessoal nós estejamos atualizados em relação às tecnologias, muitas clínicas ainda dependem de processos burocráticos, demorados e muitas vezes ineficientes para controlar diversos aspectos de seu dia a dia, da recepção ao financeiro.

Nesse post falaremos justamente sobre esse cenário. Perguntas como: o que é automação, como ela pode agilizar os processos da clínica, evitar erros e potencializar os resultados do seu negócio serão respondidas logo abaixo! Continue a leitura e lembre-se que nossa equipe está à disposição para ajudá-lo!

O que é automação

Quando falamos no contexto de uma clínica, existem inúmeras tarefas que podem ser resolvidas por softwares automaticamente. Um bom exemplo é a gestão inteligente da agenda, onde algumas tarefas essenciais de uma clínica são feitas sem gastar o tempo de seus colaboradores:

  • Envio de SMS para confirmação de consulta;
  • Atualização automática de todas as agendas em caso de alteração;
  • Consolidação do histórico de atendimento dos pacientes em um só lugar;
  • Possibilidade de agendamentos fora do horário comercial;
  • Geração de relatórios precisos sobre os atendimentos.

Esses são apenas alguns exemplos dos benefícios que a automação oferece para uma clínica e servem para que você entenda a amplitude dessa inovação. Mais do que economizar tempo, ela evita erros humanos, oferece dados precisos e evolui constantemente junto com suas necessidades.

Os benefícios da automação

Para que você entenda melhor os benefícios da automação para a sua clínica, vamos separar por áreas onde ela atua com extrema competência. A começar por um dos setores que mais dão dores de cabeça tanto para gestores quanto para médicos-gestores: a parte financeira!

Automação da área financeira de uma clínica

Organizar o setor financeiro de uma clínica é um verdadeiro desafio, principalmente se você ainda faz tudo manualmente ou em planilhas de Excel. Isso porque os acordos financeiros variam, assim como o rateio de faturamento, a participação dos médicos, TISS, dentre muitos outros fatores.

Uma plataforma bem estruturada oferece a possibilidade de automatizar o rateio de faturamento e, com isso, acabar com erros no repasse de valores, economizando muito o tempo dos profissionais responsáveis por isso e ajudando na retenção de talentos em sua clínica.

O Faturamento TISS (Troca de Informações na Saúde Suplementar) é outro desafio para os gestores. O preenchimento de planilhas, geração de lotes de faturamento por categorias e o envio do XML são algumas ações que podem – e devem – ser automatizadas.

Automação para oferecer atendimento de qualidade

Nós já falamos aqui sobre a gestão inteligente de agenda, que oferece diversos benefícios para a “linha de frente” da sua clínica. Mas a automação vai muito além disso e tem se tornado um verdadeiro diferencial competitivo entre as principais clínicas do mercado.

Isso porque a consolidação dos dados de um cliente no mesmo local otimiza o atendimento possibilitando, por exemplo, que a atendente sugira um horário de atendimento com base nas últimas marcações. Já pensou em oferecer agendamento integrado em seu site? Com a automação isso também é possível.

Outros benefícios diretos da automação para o atendimento são:

  • Redução no número de ausências e atrasos;
  • Capacidade de alterar a agenda de qualquer lugar e a qualquer hora;
  • Agendar séries de consultas e exames de uma vez;
  • Fácil visualização;
  • Confirmações por SMS e e-mail enviadas automaticamente;
  • Geração de relatórios precisos, como números de atendimento e de ausências.

Segurança e mobilidade das informações

Quando a clínica passa por um processo de automação, todas as informações vitais para o negócio passam para um servidor (que pode ser interno ou externo). Isso representa muito mais segurança para os gestores, uma vez que os dados estão protegidos e – simultâneamente – disponíveis 24/7.

É possível, por exemplo, determinar níveis de acesso ao sistema. Com esses níveis, cada profissional poderá ver e editar as informações relativas à sua área específica. Dessa forma os gestores possuem mais controle e os colaboradores mais liberdade!

Prontuário Eletrônico

Imagine digitar o nome de um paciente e ter à sua frente – em poucos segundos – todas as informações referentes a exames, atendimentos e o histórico dele com a clínica. Independentemente se é um paciente que já passou por muitos médicos, ou um que está na primeira consulta, as informações estarão ali para sua consulta.

Com a atualização em tempo real, até mesmo os pacientes que passam por mais de um setor da clínica no mesmo dia terão seus dados sempre atualizados. Melhor para os profissionais, que podem trabalhar com mais agilidade e muito melhor para os pacientes, que não precisam ficar lembrando do seu histórico!

Gestão de estoque

Dependendo da área de atuação da clínica, a gestão de estoque é um ponto muito importante do dia a dia. A falta desse controle pode representar prejuízos na contabilidade ou pior do que isso: pode faltar material para algum procedimento! Isso é simplesmente inadmissível!

Com o controle automatizado de estoque, além de saber exatamente o que foi gasto em um determinado período de tempo, os gestores também serão alertados quando algum produto está em falta, antes mesmo que ele seja requisitado pela área médica.

Como preparar sua clínica para receber um sistema de gestão

Agora que você já entendeu alguns dos muitos benefícios de automatizar a sua clínica é fundamental saber como se preparar para receber esse sistema de gestão. Mas, não se preocupe! Toda evolução exige mudanças e o planejamento é capaz de atenuar muito os pontos negativos. Veja só:

Invista em treinamento

Não ache que seus colaboradores irão adaptar-se da noite para o dia com o novo sistema. Mas, para toda dificuldade existe a informação! Por isso, invista em treinamentos, exija acompanhamento próximo de seu fornecedor e deixe muito claros os pontos positivos! Afinal, o sistema agilizará a vida de todos os colaboradores, das recepcionistas ao contador!

E você, já experimentou automatizar os processos de sua clínica? Compartilhe suas experiências com nossos leitores!

Lucas Menezes

Lucas Menezes

Publicitário, autor do livro "Versos e Versões", faz parte da Antologia Poética Brasileira e valoriza a riqueza da cultura nacional. Atualmente, é Owner de Conteúdo na Vitta e trabalha para transformar a saúde no Brasil.

6 Comentários

  • Renato T.
    19 de outubro

    Já experimentei automatizar os processos da minha clínica e não deu certo, contratei um sistema péssimo de gestão financeira e acabei perdendo a confiança da minha equipe

    • Lucas Menezes
      19 de outubro

      Bom dia Renato, tudo certo? Perder a confiança da sua equipe clínica é péssima para a gestão do seu negócio. Por isso, contrate sempre um sistema seguro, intuitivo e prático de ser utilizado

  • Regina
    19 de outubro

    Trabalhei em um consultório que utilizava um software de gestão e era ótimo para nós secretárias

    • Lucas Menezes
      19 de outubro

      Boa tarde Regina! O software de gestão é, de fato, um aliado das secretárias!

  • Dr. Israel
    19 de outubro

    A minha clínica precisa ser automatizada

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