Não é novidade que o software de gestão ClinicWeb revoluciona os setores Administrativos, Financeiros e Clínicos do seu negócio. Mas, o que esse programa médico pode fazer pela recepção de sua clínica?
Vamos nos aprofundar um pouco mais nas especialidades de Recepção do ClinicWeb e te mostrar que o atendimento fica muito mais otimizado, humanizado e eficaz com um sistema do gênero.
Organização
A tecnologia veio para facilitar cada vez mais o nosso trabalho braçal, e não seria diferente quando o assunto é organizar a recepção da clínica. Não é novidade para ninguém que a digitalização é uma realidade cada vez mais presente nos consultórios brasileiros. O fluxo de caixa já está no computador, o prontuário agora é eletrônico, e até a agenda médica funciona online.
Por que, então, a recepcionista não poderia fazer uso da tecnologia para se organizar melhor?
Softwares de gestão para clínicas, que ajudam na gestão de coisas que antes eram feitas a mão e com muito menos agilidade, podem ajudar nas tarefas das recepcionistas e secretárias; como agendamento online, cadastro de pacientes diretamente no computador/sistema, envio de mensagens para confirmação/cancelamento de consultas e outras facilidades do dia-a-dia que melhoram a organização do seu consultório.
O programa médico ClinicWeb possui relatórios específicos para a sua recepção, possibilitando a organização de pacientes por nome, o envio de mensagens SMS e documentos prontos em tempo real com opções para impressão e emissão em Excel.
A recepção é a porta de entrada da sua clínica para o cliente, e fidelizá-lo passa por um bom atendimento em todos os modelos. Se a sua recepção pode ser mais eficiente, humana e útil para o paciente, você deve investir nisso.
Estratégia
Uma recepção bem estruturada e organizada é sinônimo de estratégia de negócio. Você se lembra daquela máxima: “A primeira impressão é a que fica”? Pois é, ela se aplica perfeitamente nas recepções das clínicas médicas.
Conheça melhor os seus pacientes para oferecer um atendimento customizado, tenha em mãos relatórios completos e saiba quanto tempo cada profissional de sua clínica leva para atender seus pacientes.
Tudo isso o ClinicWeb pode fazer por você, mas vai depender do seu espírito empreendedor levar essa estratégia adiante para traçar um bom plano de marketing para o seu negócio!
Mas o que mais o ClinicWeb pode fazer para estruturar uma estratégia?
O programa médico da Vitta oferece uma estatística detalhada das ausência dos pacientes na sua clínica. Assim, você faz contato para reagendar horários ou lembrar os clientes de procedimentos que devem ser feitos periodicamente.
Além disso, o ClinicWeb traz relatórios sobre os agendamentos de todos os pacientes que passaram pela sua clínica, mostrando quantos encaixes foram realizados, atrasos, ausências e outras estatísticas que orientam a tomada de decisões.
Administração
Falaremos do seu lado de médico gestor no próximo tópico, mas já adiantando o seu lado administrador, podemos dizer que um programa médico como o ClinicWeb administra com eficiência e inteligência a recepção da sua clínica.
Você poderá ter estatísticas completas sobre quanto tempo em média os pacientes têm passado na sua sala de espera, gerando relatórios completos sobre os desempenhos e a rotina da sua recepção. Isso pode ser útil para avaliar a eficiência do trabalho da clínica em atender os clientes, ou ainda projetar quanto será gasto com a manutenção da sala em si (produtos de limpeza, café, água, energia e tudo o que é utilizado na espera do paciente).
Podem parecer gastos de pouco peso, mas quando falamos em uma gestão eficiente que reúna bom atendimento e gerenciamento empresarial, mesmo os menores gastos devem ser colocados no papel para que possam ser dinamizados.
Gestão
Muitos médicos não atribuem à recepção o valor e a atenção que ela realmente merece. Mas saiba que, a recepção e a sala de espera podem fazer a diferença tanto para que um paciente nunca mais volte a procurar seus serviços quanto para que ele se torne um cliente fiel até o fim de sua vida.
Isto porque, hoje em dia, os pacientes são muito mais exigentes e bem informados do que há dez anos. As condições de vida também melhoraram no país, o que faz com que os clientes já não aceitem mais um atendimento mal feito.
Então, para fazer uma boa gestão da recepção de sua clínica, aposte em ferramentas inovadoras, como por exemplo a agenda inteligente otimizada.
Em clínicas que ainda utilizam agendas de papel ou softwares de agendamento obsoletos e locais, não é raro que pacientes tenham seus procedimentos marcados para horas erradas, seja por erro da recepcionista, falta de compreensão do paciente ou falhas do próprio sistema.
Este é um tipo de falha que tem resultados catastróficos para sua clínica, afinal, o paciente pode ter levado horas para chegar ao estabelecimento, pode ter usado o horário de almoço do trabalho ou até mesmo desmarcado um compromisso para ser atendido, e, nem sempre é possível encaixá-lo de última hora.
Por isso, uma agendamento online que seja simples para médicos, recepcionistas e pacientes é a melhor forma de resolver este problema, e o ClinicWeb é a melhor opção.
Com poucos cliques, o programa médico agenda o procedimento, seguindo parâmetros de duração média, ou ainda com durações e características personalizadas para cada paciente ou profissional.
Para diminuir o número de ausências, a confirmação dos procedimentos também pode ser feita por SMS (como falamos anteriormente na “Organização”), em que o paciente pode ser lembrado de seu atendimento horas antes, confirmando ou cancelando seu serviço.
Fazer uma boa gestão da clínica médica não está relacionado apenas aos agendamentos, mas à própria experiência do paciente em esperar pelo seu atendimento.
Em algumas clínicas, a recepcionista tem a autonomia de repassar aos pacientes o orçamento de procedimentos médicos, o que poupa o tempo de gerentes, administradores e médicos em comunicar estes dados ao cliente.
Se você preferir, pode atribuir esta função à sua secretária de forma muito mais eficaz no ClinicWeb, com uma seção inteiramente dedicada à esta orientação. Assim, a sua recepcionista pode fazer mais pela sua clínica.