Você está tendo dificuldades para fazer um controle de estoque eficiente em sua clínica médica? Clínicas pequenas e grandes, novas ou já com algum tempo de mercado precisam enfrentar e encontrar meios de vencer esse desafio caso queiram evitar prejuízos e conseguir crescer.
Para quem tem um negócio baseado em produtos, estoque é praticamente sinônimo de dinheiro. Afinal, se não há estoque, não há vendas. Por vezes, porém, quem tem um negócio baseado em serviços demora um pouco mais para entender a relação entre estoque, seu controle eficiente e o sucesso.
Por isso, nem sempre médicos gestores ou o profissional responsável pela gestão de uma clínica dá a devida atenção aos processos a serem seguidos e às ferramentas que podem ser utilizadas em busca de melhores resultados.
Se este é o seu caso, não se preocupe! Continue a leitura e saiba como controlar seu estoque de materiais e medicamentos de forma simples e intuitiva.
A importância de se realizar um bom controle de estoque
É natural a ideia de que dentre os recursos mais importantes de uma clínica médica estejam seus colaboradores, afinal, são eles os responsáveis por prestar o atendimento aos pacientes.
Porém, se faltarem materiais ou medicamentos, o atendimento pode acabar sendo feito “pela metade” ou, pior, pode acabar nem ocorrendo. Em qualquer caso, a situação pode resultar na má reputação da clínica e de seus colaboradores, na perda de pacientes e, claro, em uma baixa no faturamento.
Em qualquer negócio, a falta de um material que resulte em um atendimento insatisfatório é negativa. Quando se trata da área da médica, o impacto tende a ser ainda maior porque reflete diretamente no bem-estar e na saúde das pessoas.
Mas, além de garantir que os atendimentos aconteçam de forma devida, um bom controle de estoque serve para evitar gastos desnecessários, bem como evitar que medicamentos e materiais se percam por ficarem estocados por tempo demais, excedendo o prazo de validade, por exemplo.
Outro benefício que vale ser mencionado é a possibilidade de se chegar a acordos comerciais mais interessantes ao saber, com clareza e segurança, quando, quanto e o que comprar de cada fornecedor.
Como tornar seu controle de estoque mais eficiente
Antes de avançar para as ferramentas e tecnologias que podem te ajudar a ter mais eficiência, é importante apresentar algumas questões básicas que fazem a diferença e que são fundamentais para a adoção de qualquer outra forma de controle de estoque:
Conheça bem o seu negócio
O primeiro passo para controlar o estoque de forma mais eficiente é conhecer bem o próprio negócio. Entender quais são as principais demandas e quais os materiais e medicamentos mais utilizados permite que esse controle seja feito de forma mais assertiva, baseada na realidade da clínica e não em “achismos” ou suposições. E isso presume que você mantenha registros sobre toda essa movimentação.
Determine prazos para compra e reposição
Acompanhar a movimentação do estoque te permite determinar prazos para adquirir novos materiais e medicamentos a tempo. Isso significa que um bom controle de estoque é aquele em que você consegue fazer reposições antes que alguma falta seja sentida e prejudique o trabalho na clínica.
Defina regras, processos e responsáveis pelo estoque
Quer o único responsável por fazer o controle de estoque seja o gestor ou quer a clínica conte com outros colaboradores para a tarefa, essa definição precisa ser feita de forma clara para que, em caso de problemas, todos saibam a quem recorrer. Da mesma forma, é válido criar regras de acesso, movimentação e de processos como realização de inventário e atualização de informações.
Treine e oriente bem a sua equipe
O estoque é algo que influencia o trabalho de praticamente todos os colaboradores da clínica e, certamente, impacta a conquista de resultados a nível individual e coletivo. Por isso, treinar aqueles que são responsáveis pelo controle de estoque é crucial para que a tarefa seja cumprida com excelência.
Além disso, é interessante orientar o restante da equipe quanto às regras de acesso e como podem contribuir para a melhoria dos processos (por exemplo, avisando em caso de falhas ou reposições que estejam demorando tempo demais).
Mantenha um cadastro atualizado de fornecedores
Ter um cadastro atualizado dos fornecedores de medicamentos e materiais para a clínica ajuda na realização de um controle de estoque mais eficiente porque evita que você esbarre em indisponibilidades e consiga buscar alternativas para fazer a reposição em tempo hábil.
As ferramentas e tecnologias que podem ajudar no processo
Para conseguir cumprir cada uma das etapas apresentadas anteriormente e conseguir realizar o controle de estoque, é preciso manter registros e atualizá-los constantemente. Uma ferramenta bastante comum utilizada nesse processo são as tradicionais planilhas de Excel. Mas, elas não garantem que a tarefa seja feita de forma verdadeiramente eficiente.
A saída para alcançar resultados mais interessantes e conseguir controlar o estoque de forma simples e intuitiva é contar com um software de gestão. Esse tipo de tecnologia é desenvolvida para automatizar processos, tornando mais fácil o lançamento de dados, sua conferência e atualização.
O software de gestão que conta com a funcionalidade de controle de estoque permite que você e seus colaboradores tenham acesso a dados concretos e sempre atualizados. Assim, fica mais fácil planejar a reposição e determinar medidas de controle cada vez mais eficientes, evitando que a clínica fique sem materiais e medicamentos cruciais para o seu dia a dia.
Gostou de saber como a tecnologia pode te ajudar a tornar seu controle de estoque mais eficiente? Deixe seu comentário!