Gerir uma empresa é uma tarefa árdua. Quase todos os dias é preciso tomar decisões importantes que afetam diretamente na vida dos colaboradores, parceiros e até mesmo dos clientes. Nesse contexto, o planejamento estratégico se faz fundamental para diminuir a chance de erros e otimizar os resultados.
Os relatórios gerenciais são documentos que consolidam um grande volume de informações acerca do negócio e servem para embasar os gestores na tomada de decisão. Se você tem dúvidas sobre como eles podem ajudá-lo em seu dia a dia, chegou ao lugar certo!
Continue lendo e entenda porque os relatórios são fundamentais para uma gestão eficiente!
A importância dos relatórios
Imagine a seguinte situação: na hora de fechar as contas do mês você descobre que teve o pior faturamento do ano. Será que foram os gastos que aumentaram, ou os pacientes que não procuraram seus serviços? Será que o melhor a fazer é investir em marketing digital ou na comunicação offline?
Esse tipo de dúvida é muito comum, principalmente em empresas que não contam com relatórios gerenciais detalhados. Com base nos números é possível saber, por exemplo, qual foi o problema deste mês especificamente. Você também pode saber quais os principais canais de aquisição de novos pacientes.
Se eles chegam mais pelo Google, será que não vale investir em anúncios nesta plataforma? Ou então se chegam por indicação, não valeria uma ação ativa com os parceiros da clínica? De qualquer maneira, o importante é ter informações concretas que permitam uma tomada de decisão assertiva.
Tipos de relatórios
Existem diversos tipos de relatórios gerenciais. Saber quais os principais para a sua realidade é crucial na hora de fazer o planejamento estratégico. Afinal, de nada adianta ter milhões de dados à disposição se você não souber o que fazer com cada um deles. O mais importante dos números é a análise!
Vamos citar abaixo alguns exemplos de relatórios, mas vale ressaltar que um bom software de gestão médica oferece diferentes filtros para que você tenha acesso a informações que realmente podem trazer insights significativos para os tomadores de decisão.
Relatórios financeiros
Como o próprio nome diz, esses relatórios são um verdadeiro raio-x da saúde financeira do seu negócio. Fluxo de caixa, controle de ativos e passivos, dados sobre o rateio de faturamento médico, dentre muitas outras informações compõem esse importante segmento.
Relatório DRE
Os demonstrativos de resultado são muito importantes para que você saiba precisamente quanto a sua clínica está gastando com atividades operacionais e não operacionais. Esses dados são fundamentais para a tomada de decisão assertiva.
Relatórios de atendimento
Quantas pessoas foram atendidas na clínica no último mês? Quantos pacientes faltaram a uma consulta? Ter essas informações à mão é fundamental para embasar, por exemplo, as ações do setor de marketing. Além disso, é possível cruzar as informações com outros relatórios e criar novas estratégias para a clínica.
Relatório de agenda inteligente
Imagine poder limitar os atendimentos realizados por um determinado plano de saúde, a fim de liberar mais tempo para os particulares? Com a gestão inteligente de agenda isso não só é possível como é extremamente indicado, principalmente para as clínicas menores.
Relatório de estoque
Acompanhar a movimentação de estoque com precisão é fundamental para conseguir negociar melhor com fornecedores, antecipar demandas e, principalmente, não deixar faltar nada em sua clínica. Além disso, é possível prever gastos e otimizar seu orçamento.
Relatório de produtividade
Esse relatório é fundamental para você determinar se um colaborador está produzindo abaixo do esperado ou se ele está se destacando em relação à equipe. Dessa forma é possível tomar decisões rápidas e embasadas, sem arriscar a gestão do negócio com “achismos”.
Dados para identificar falhas
O planejamento estratégico de uma empresa deve estar sempre atualizado, com base em dados recentes sobre os mais diferentes aspectos. Justamente por isso é muito importante acompanhar os resultados de cada setor, contando com os relatórios gerenciais como suporte principal.
A partir desses dados é possível fazer comparações entre dois períodos distintos a fim de identificar falhas e agir pontualmente no problema. A demora no atendimento, por exemplo, pode ser causada por incompetência do pessoal, mas também pode ser um problema de sistema ou computadores velhos travando.
Nesse caso poderia ser uma excelente ideia para a sua empresa adotar um software de gestão on-line. Por estar na nuvem, o sistema é muito mais leve do que aqueles instalados direto nos computadores. Mas, o mais importante é que você conseguiu identificar a falha e agir pontualmente na solução.
Dados para planejar melhorias
Se a empresa está indo de vento em popa, será que não é o momento de abrir uma nova filial? Ou quem sabe investir em novos equipamentos para aumentar o número de procedimentos oferecidos? Os relatórios financeiros e de atendimento são fundamentais para não errar na hora de tomar essa decisão.
Com base neles você pode entender melhor se esses bons ventos são passageiros ou se vieram mesmo para ficar. Além disso, é possível cruzar diferentes dados para entender melhor o comportamento dos seus pacientes, a fim de melhorar ainda mais o atendimento.
Lembre-se que o planejamento estratégico é peça-chave na ampliação de qualquer negócio! Meça os resultados de todas as suas ações para saber se o dinheiro investido está realmente valendo a pena! Apenas assim é possível fazer uma gestão otimizada.
Você utiliza relatórios gerenciais em sua clínica? Qual o principal deles, na sua opinião? Deixe um comentário abaixo contando suas experiências!