Gerencie o tempo da sua equipe e aumente a produtividade da clínica

Há quem diga que o tempo está se tornando cada vez mais o bem mais valioso que possuímos. Seja no âmbito pessoal ou no aspecto profissional, gerir o tempo com sabedoria traz grandes benefícios para o nosso dia a dia. Quando falamos na equipe de uma clínica, então, as vantagens multiplicam!

Pensando nisso, produzimos um conteúdo completo, com dicas práticas para que você gerencie o tempo da sua equipe de maneira a otimizar os resultados e aumentar consideravelmente a produtividade dos colaboradores, independentemente do setor.

Continue lendo e conte com nossa equipe caso tenha alguma dúvida!

Aprenda o poder das métricas

Antes mesmo de começar a gerenciar o tempo de sua equipe é preciso entender quanto demora cada atividade de cada setor. Apenas com base em dados confiáveis será possível determinar os melhores processos para cada uma das tarefas cotidianas.

É claro que a rotina de uma clínica é composta por diversos contratempos, responsáveis por atrasos impossíveis de prever. De qualquer maneira, saber quanto tempo cada atividade demora pode, inclusive, ajudar a reorganizar o dia após algum desses contratempos.

Controlando o tempo das atividades

Existem diversas maneiras que você pode utilizar para contar quanto tempo cada tarefa de cada setor demora para ser finalizada. Você pode, por exemplo, utilizar o cronômetro do celular ou algum aplicativo de controle de tarefas (também conhecidos como “time tracking”)

De qualquer maneira, dois fatores são fundamentais para não gerar estresse em sua equipe:

1) Informe seus colaboradores

É muito importante que os funcionários saibam os motivos que levaram os gestores a medir o tempo das tarefas, para que não se sintam pressionados ou ameaçados. Fale a verdade, explique a busca por otimização e conte com materiais educativos para ajudar nesse diálogo.

2) Faça uma média e tire a prova

De nada adianta pegar o colaborador mais rápido da clínica em alguma tarefa e contabilizar apenas o tempo dele. Meça quanto demora cada um dos funcionários do setor e calcule uma média de tempo. Em seguida, verifique se aquele tempo é realmente real, demasiado ou menor que o necessário.

Documente os processos

Em gestão, chamamos “processo” todos os passos que compõem uma determinada tarefa. No caso de uma marcação de consulta por telefone, por exemplo, o processo pode ser: atender à chamada, questionar qual o plano de saúde da pessoa, perguntar a melhor data e hora para o paciente, verificar a disponibilidade da agenda do médico, marcar no sistema e salvar.

Quando os seus processos estão devidamente documentados é possível cobrar mais assertivamente dos colaboradores, auxiliá-los em caso de dúvida e, principalmente, determinar com maior precisão quanto tempo demora cada um desses processos.

Planeje a gestão do tempo da equipe de trabalho     

Agora que você já documentou cada um dos processos e metrificou a média de tempo que as tarefas levam para serem concluídas, chegou a hora de planejar a gestão do tempo da equipe de trabalho. Nesse caso é muito importante trabalhar os setores separadamente.

Com base nos dados e no feedback dos colaboradores identifique os gargalos que limitam ou atrapalham a produção. Computadores lentos, sistema travando e outros problemas de infraestrutura – como uma internet ruim – são vilões muito comuns no cotidiano das clínicas.

Determinar os problemas é o primeiro passo para buscar uma solução. Por isso, esse é um passo muito importante para que você gerencie o tempo da sua equipe com precisão e consiga entender o que realmente acontece no dia a dia da clínica.

Otimize os resultados individuais e coletivos

Com base em todas essas informações geradas é possível determinar se os resultados individuais e coletivos estão satisfatórios. Mas, tome muito cuidado com as cobranças! Não é sendo um carrasco com sua equipe que você conseguirá que eles otimizem o tempo das tarefas

Por isso é tão importante acompanhar a evolução coletiva e individual. Pessoas são diferentes umas das outras e muitas necessitam de mais tempo para acostumar com mudanças. Acompanhe os indivíduos de perto, realize treinamentos e dê suporte para que consigam desenvolver-se.

Mantenha o foco nas prioridades

Determinar prioridades também é uma prática muito importante para que você consiga gerenciar o tempo da sua equipe e aumentar a produtividade da clínica como um todo. Nesse contexto, entender as principais atividades de cada setor se faz fundamental.

Questione seus colaboradores para entender melhor quais são as atividades vitais daquela parte da clínica. Por mais que, enquanto gestores, tenhamos a sensação de já ter essa resposta, muitas vezes a prática cotidiana é bem diferente da teoria.

Vale lembrar que as prioridades da equipe nem sempre estarão corretas e, por mais que seja importante escutá-los, seu papel como gestor de uma clínica é determinar os melhores caminhos para gerar resultados! Por isso, escute, mas confie nos seus conhecimentos e instintos na hora de tomar uma decisão.

Considere adotar um software de gestão

Muitas tarefas rotineiras em uma clínica, como marcação de consulta, envio de lembretes para pacientes e preenchimento de formulários podem ser automatizadas ao adotar um software de gestão. Quanto mais completa a plataforma, mais tempo você economizará!

Por mais que a necessidade de investimento financeiro possa assustar à primeira vista, certamente esse sistema se pagará no médio e longo prazos e permitirá que você gerencie o tempo da sua equipe com mais eficácia. Além disso, os softwares normalmente oferecem relatórios e métricas prontas para sua análise e posterior tomada de decisão.

E você, já tem alguma experiência com o gerenciamento de tempo de uma equipe? Conte para a gente nos comentários e compartilhe seus conhecimentos com nossos leitores!

Lucas Menezes

Lucas Menezes

Publicitário, autor do livro "Versos e Versões", faz parte da Antologia Poética Brasileira e valoriza a riqueza da cultura nacional. Atualmente, é Owner de Conteúdo na Vitta e trabalha para transformar a saúde no Brasil.

6 Comentários

  • Marcio Queiroz
    20 de outubro

    Já tive experiência com o gerenciamento de tempo de uma equipe mas não era médica.

    • Lucas Menezes
      20 de outubro

      Olá Marcio, tudo bom? O gerenciamento de tempo de uma equipe, além de uma atividade médica, é, sem dúvidas, um ofício de qualquer empreendedor e gestor de empresa.

  • Regina R.
    20 de outubro

    Adotar um software de gestão fez com que o gerenciamento de tempo da minha equipe médica ficasse muito melhor!

    • Lucas Menezes
      20 de outubro

      Boa tarde Regina, tudo bem? Adotar um software de gestão para clínicas quase sempre é a melhor solução para otimizar os serviços médicos

  • Tales Ciriaco
    20 de outubro

    Como gerencio o tempo de atendimento na recepção?

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