11 dicas para reduzir o tempo de atendimento dos pacientes

Quantas vezes você já ouviu um paciente reclamar sobre a demora no atendimento? O tempo de espera, sobretudo para a realização de uma consulta, é um problema comum em clínicas médicas e que tende a afastar pacientes e comprometer a rotina local. Encontrar meios de reduzir o tempo de atendimento dos pacientes costuma ser um desafio constante para muitos gestores. Há uma série de medidas, porém, que podem ser adotadas para sanar essa questão com sucesso. São ações que vão desde o processo para a marcação de consultas até o pós-atendimento.

Neste post, apresentamos 11 dicas que vão ajudar você e a sua clínica a otimizarem o tempo gasto nos atendimentos, mantendo ou até elevando a qualidade, aumentando a produtividade e conquistando a satisfação dos pacientes.  Acompanhe:

1) Aposte na tecnologia

Cada vez mais comuns em ambientes profissionais, há diferentes soluções tecnológicas que podem otimizar toda a rotina de clínicas médicas, favorecendo a redução do tempo para o atendimento dos pacientes.

Falamos, por exemplo, da adoção de totens (terminais ou estações) de autoatendimento que agilizam a retirada de senhas. Ou de softwares de gestão, que simplificam processos diversos, inclusive a marcação de consultas e emissão de receitas médicas.

2) Substitua agendas comuns por agendas automatizadas

O uso de agendas comuns é cada vez menos indicado em clínicas médicas, uma vez que tornam o processo de marcação de consultas mais lento e desfavorecem a organização.

Agendas automatizadas reúnem horários e contatos em um só sistema e tornam muito mais fácil e ágil a tarefa de encontrar o dia apropriado e o profissional disponível, por exemplo.

Além disso, permitem o envio de SMS para os pacientes, solicitando a confirmação de consultas. Uma funcionalidade que reduz o tempo gasto com telefonemas, sendo interessante tanto para os recepcionistas quanto os para pacientes da clínica.

3) Invista no treinamento dos colaboradores

O atendimento costuma parecer uma tarefa simples e, por isso, muitas vezes, gestores não investem no treinamento ou atualização das práticas rotineiras de seus colaboradores.

Porém, treinamentos são importantes para padronizar o atendimento e estabelecer um nível de qualidade no tratamento dos pacientes, aumentando sua satisfação.

4) Adote prontuários e receituários eletrônicos

Prontuários e receituários eletrônicos são fundamentais para se reduzir o tempo de atendimento.

Digitar costuma ser mais rápido, inclusive para médicos acostumados ao antigo sistema de papel e caneta. Isso porque as ferramentas eletrônicas podem contar com opções de preenchimento automático, que facilitam o processo.

Além disso, facilitam a consulta ao histórico dos pacientes, tornando as consultas menos repetitivas (e cansativas) e mais assertivas e diretas.

5) Otimize o tempo de atendimento

O uso da tecnologia na rotina da clínica permite que os colaboradores não percam tempo com tarefas triviais e se tornem mais produtivos.

Livres para concentrar seu tempo e esforço em atividades realmente essenciais, recepcionistas, técnicos e médicos conseguem otimizar o tempo de atendimento, favorecendo a rotatividade de pacientes na clínica.

dicas para reduzir o tempo de atendimento dos pacientes

6) Valorize a pontualidade

A pontualidade precisa fazer parte da cultura de sua clínica. Todos os colaboradores devem estar a par da importância de cumprir horários, assim como os pacientes.

O controle de jornada de trabalho dos colaboradores da clínica pode ser feito por meio de sistemas de gestão. Para garantir que os pacientes não se atrasem, uma boa estratégia de SMS pode ser aplicada, enviando lembretes um dia antes da consulta.

7) Trace métricas e acompanhe resultados

Estabeleça métricas de atendimento, como:

  • tempo máximo de espera para a consulta;
  • tempo de resposta a um paciente;
  • tempo médio de atendimento.

Essas métricas funcionam como metas que motivam a equipe. Além disso, por meio dos resultados, é possível determinar quais processos precisam ser otimizados para reduzir o tempo de atendimento na clínica.

8) Estabeleça intervalos

Intervalos entre consultas ou procedimentos servem como uma margem de segurança para casos de atrasos ou, até mesmo, de atendimentos que acabam tomando mais tempo do que o planejado, por razões variadas.

Essa é uma medida que vai contribuir para que os horários sejam cumpridos, conforme agendado com os pacientes, mantendo seu nível de satisfação com os serviços da clínica.

9) Aposte na humanização dos atendimentos

É preciso ter em mente que o uso da tecnologia para agendamentos, emissão de prontuários e etc. não pode anular o valor do contato humano em sua clínica.

Tenha cuidado para não fazer com que todo o atendimento seja frio demais. Pacientes em qualquer estado de saúde gostam (e precisam) ser tratados com atenção, respeito e carinho sempre.

Isso facilita o relacionamento dentro da clínica e contribui, inclusive, para a otimização do tempo gasto nos atendimentos.

10) Realize pesquisas de satisfação

Pesquisas de satisfação são simples e intuitivas. Por meio delas, é possível coletar informações relevantes sobre o que os pacientes gostariam que fosse aprimorado em sua clínica.

Saber a origem de qualquer descontentamento agiliza o processo de busca e implementação de soluções para a melhoria do atendimento.

11) Invista em ações pós-consulta

Manter contato com o paciente pós-consulta pode ajudar a melhorar seu nível de satisfação. É comum que isso seja feito, por exemplo, com o envio de e-mails de aniversário ou em outras datas comemorativas.

Mais do que isso, porém, esse contato pode otimizar o tempo gasto com feedbacks relacionados ao uso de medicamento ou a procedimentos, o que também faz parte do atendimento como um todo.

Você tem alguma outra dica que pode ajudar a reduzir o tempo de atendimento dos pacientes? Conte para nós nos comentários!

Lucas Menezes

Lucas Menezes

Publicitário, autor do livro "Versos e Versões", faz parte da Antologia Poética Brasileira e valoriza a riqueza da cultura nacional. Atualmente, é Owner de Conteúdo na Vitta e trabalha para transformar a saúde no Brasil.

6 Comentários

  • Daniel
    26 de setembro

    Como faço para investir no treinamento dos colaboradores de minha clínica?

    • Lucas Menezes
      26 de setembro

      Existem diversos cursos, alguns até mesmo online, que você pode oferecer para a sua equipe clínica. Dependendo das atividades que o seu negócio se especializa, existem cursos específicos. Porém, o mais importante é sempre trabalhar e investir na oratória, na administração, na informática e principalmente na motivação.

  • Walter
    27 de setembro

    Como faço para enviar e-mails de aniversário a todos os pacientes se atendo um grande número de clientes em minha clínica?

    • Lucas Menezes
      27 de setembro

      Acessando o ClinicWeb e clicando nas abas “Recepção”, “Relatório” e “Relatório do Paciente”, você consegue efetuar o disparo de mensagens de aniversário a todos os pacientes em suas respectivas datas.

  • Junior
    27 de setembro

    De que forma implemento a pesquisa de satisfação nos atendimentos da minha clínica?

    • Lucas Menezes
      27 de setembro

      Você pode implementar essa pesquisa com a metodologia do NPS (Net Promoter Score). Ao final de cada consulta você pode entregar a questão “Em uma escala de 0 a 10, quanto você indicaria nosso serviço para um amigo?”, assim, você ficará sabendo a média da qualidade de seu atendimento.

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