Qual a importância de um software de agendamento? 

Tem dúvida se sua clínica precisa mesmo de um software de agendamento? Esse questionamento é bastante comum. A ideia de um sistema para a marcação de consultas parece só um meio de substituir papel por computador e que, no fim das contas, não traz tantas vantagens assim. Mas é muito mais do que isso. Você conhecerá a importância de um software de agendamento. 
Aderir a um sistema de agendamento online é mais do que “apenas” modernizar a clínica. Há uma série de benefícios decorrentes dessa mudança, que vão desde a melhoria no atendimento até a conquista de novos clientes, levando ao crescimento do negócio. Saiba mais!

Como o sistema tradicional impede a evolução da clínica

Para muitas pessoas, mudar não é fácil. Por décadas, o agendamento feito em papel e caneta foi definido como o método mais eficiente para qualquer clínica médica, pequena ou grande.
Há quem resista à mudança por acreditar que os colaboradores não vão se adaptar a um sistema digital ou, até mesmo, por pensar que não vale a pena mexer em algo que está indo bem. Mas, será que está tudo indo bem mesmo?
Já parou para pensar em quantas vezes o funcionário da recepção atende uma ligação e precisa folhear agendas diversas — considerando que cada médico possui uma e que há outras com contatos de parceiros, prestadores de serviços e etc. —, para conseguir fazer o agendamento de um único paciente?
Não raro, situações como essa são rotina em clínicas médicas. E, por parecerem comuns, trazem a ideia de que não há um problema ou nada a ser aprimorado. Porém, esse processo consome um tempo que poderia ser utilizado para a marcação de novas consultas e, ainda, está sujeito à falhas que podem gerar perdas e limitar o lucro.

As vantagens do sistema de agendamento online

Para que fique mais claro, listamos as vantagens que um software de agendamento pode trazer para a sua clínica. Acompanhe:

Mais agilidade no atendimento

Basta lembrar da situação descrita anteriormente. Um sistema digital tem ferramentas e mecanismos que tornam mais rápido e fácil todo o processo de marcação de consultas. Algo que conta a favor da produtividade dos colaboradores e, também, causa boa impressão nos pacientes.

Agenda mais organizada

O software permite o bloqueio de agendas por horários ou intervalos, agendamento seriado e gerenciador de filas de espera, além de outras funcionalidades que não só facilitam a marcação, como favorecem a organização da agenda da clínica.

Redução do número de faltas

Uma das grandes vantagens do sistema de agendamento é a possibilidade de enviar SMS e e-mails para os pacientes, avisando sobre consultas e procedimentos e solicitando confirmação de presença. Além de otimizar o tempo que os colaboradores gastariam com essa tarefa, contribui para reduzir o número de faltas e cancelamentos.

Mais facilidade para novos cadastros

Por si só, o sistema digital torna mais fácil o processo de cadastro de novos pacientes. Para melhorar, outra funcionalidade do sistema de agendamento online é o controle de primeira vez, que contribui para a qualidade do atendimento e a otimização do tempo dos colaboradores da clínica.

Espaço otimizado

Quanto mais médicos e serviços oferecidos pela clínica, mais agendas físicas e papel são necessários para registrar todos os dados e fazer a marcação de consultas e exames. Por sua vez, um sistema de agendamento online sequer ocupa muito espaço nos computadores e dispositivos de acesso. A consequência é a liberação e melhor aproveitamento do espaço físico local.

Melhor gestão do consultório

Dados relacionados ao agendamento de consultas (como total de atendimentos, cancelamentos, atendimentos por convênio e outros) são fundamentais para a gestão do consultório. O software disponibiliza relatórios de atendimento e outras informações úteis, otimizando o gerenciamento das atividades da clínica.

A importância de um sistema de agendamento

É válido, ainda, contar a você como essas vantagens acima apresentadas contribuem para o crescimento e sucesso de seu negócio. Assim, você não terá mais dúvidas sobre a importância de um sistema de agendamento para a sua clínica. Veja:

Crucial para melhorar o relacionamento com os pacientes

A forma como os pacientes são atendidos tem relação direta com o sucesso de uma clínica médica. Isso, claro, vale para a realização de procedimentos e para a forma como consultas são conduzidas.
Antes disso, porém, o relacionamento com os pacientes começa no atendimento, nos serviços de recepção. Assim sendo, a organização, a agilidade e a facilidade de contato que o sistema de agendamento online possibilita contribui para melhorar essa relação e para a satisfação dos pacientes.

Diferencial para atrair novos pacientes

Essa satisfação de pacientes que já se consultam em sua clínica é um chamativo para novos clientes. Há muitos outros fatores relativos à qualidade do serviço e às estratégias de marketing adotadas que influenciam o processo de captação de novos pacientes.
É preciso ter em mente, porém, que a propaganda boca a boca continua sendo poderosa e que as pessoas valorizam a opinião das outras, sobretudo em questões tão importantes quanto o cuidado com a própria saúde.

Contribui para organização financeira e aumento dos lucros

Há diversas funcionalidades que comprovam a importância de um sistema de agendamento para as finanças da clínica. Já citamos, por exemplo, que o software diminui cancelamentos, contribui para atrair novos pacientes e fornece dados que facilitam a gestão.
Tudo isso conta para aumentar os lucros da clínica. Além disso, a otimização da agenda facilita a realização do fluxo de caixa e fechamento mensal porque facilita a conferência de dados e diminui falhas por contagens e somas erradas de valores relativos à consultas e procedimentos.
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