5 dicas para melhorar a gestão de tempo na área da saúde

Você sente que está tendo dificuldades para aproveitar bem o tempo na rotina de sua clínica médica? Aprimorar a gestão do tempo é uma necessidade comum e, também, um desafio tanto para os gestores quanto para os colaboradores do local.

Porém, ao invés de simplesmente aceitar essa dificuldade como uma situação comum, o ideal é buscar formas de resolver o problema com a adoção de medidas e ferramentas que favoreçam o melhor aproveitamento dos seus recursos.

Dentre eles, claro, está o tempo que – quando otimizado – reflete na qualidade do atendimento; na produtividade; na satisfação da equipe; na satisfação dos pacientes; e, ainda, no aumento da lucratividade e sucesso da clínica.

Continue a leitura e confira 5 dicas para melhorar a gestão de tempo que podem ser colocadas em prática com a ajuda de um software de gestão para solucionar o problema!

1. Mantenha a agenda organizada e atualizada

A agenda de um consultório ou clínica médica é uma das principais ferramentas de controle e planejamento do tempo disponível para cada colaborador e para cada paciente. Em suma, uma boa gestão de tempo passa, obrigatoriamente, por uma boa gestão da agenda.

O software médico possui uma funcionalidade específica para o agendamento. Nessa plataforma, especialmente desenvolvida para atender a essa necessidade, a marcação de consultas e atendimentos se torna muito mais rápida e simples. Mas não é só isso.

A funcionalidade de agendamento faz com que seja muito mais fácil promover alterações de horários e datas e encontrar espaço para novas marcações. Isso, sempre de acordo com a disponibilidade de cada colaborador, bem como com o tempo médio de cada tipo de atendimento.

Assim, a ferramenta permite que marcações tumultuadas sejam evitadas, diminuindo a ocorrência de atrasos ou de outros problemas relacionados que impactem a rotatividade na clínica e a satisfação dos pacientes.

2. Padronize o tempo de atendimento

É bem verdade que, cada tipo de atendimento (primeira consulta ou retorno de exames, por exemplo) demanda uma parcela de tempo diferente. Assim como, por vezes, a necessidade de cada paciente também altera o ritmo do atendimento.

A ideia de padronizar o tempo de atendimento serve para se certificar de que esse momento não seja longo demais e, tampouco, curto demais. Lembre-se de que uma boa gestão do tempo precisa levar em conta a qualidade do atendimento e do relacionamento estabelecido com os pacientes.

Com o uso do software de gestão é possível acompanhar com mais clareza qual o tempo médio gasto por cada colaborador e em cada situação. E, assim, fica mais fácil definir e padronizar esse tempo, visando melhorar a produtividade e a rotatividade, sempre dentro das possibilidades reais da clínica e de seus colaboradores.

3. Padronize os processos da rotina da clínica

A essa altura, é importante ressaltar que, num geral, todas as dicas aqui apresentadas estão interligadas. O resultado não será o melhor possível se, por exemplo, você conseguir otimizar o tempo de atendimento, mas não fizer a padronização dos processos.

Afinal, se os processos não estiverem alinhados e sendo realizados da forma mais ágil e eficiente possível, podem acabar comprometendo outras atividades da clínica (como o próprio atendimento) e refletindo em uma má gestão de tempo.

O software de gestão médica tem funcionalidades que acompanham todos os níveis da rotina de uma clínica (agendamento, atendimento, finanças e administrativo). E, assim, contribui para que a padronização dos processos relativos a todas essas atividades se torne mais fácil e intuitiva.

Essa padronização, além de contribuir para a redução do tempo gasto com etapas burocráticas de cada tarefa, abre espaço para a melhoria da qualidade nos processos. E, consequentemente, para um melhor aproveitamento dos recursos e para a conquista de resultados globais mais positivos para o negócio.

4. Invista no treinamento da equipe

Para que essas ou quaisquer outras medidas sejam implementadas com sucesso em sua clínica médica, você precisa se certificar de que todos os seus colaboradores entendam a necessidade de uma melhor gestão de tempo, saibam seu papel e estejam motivados a cumpri-lo.

Por isso, é de suma importância investir no treinamento da equipe. Essa é uma dica que vale tanto para novos colaboradores quanto para aqueles que já tenham mais tempo de casa. Isso porque rever o uso das tecnologias e métodos para a padronização dos processos e otimização do tempo é algo que deve ser feito periodicamente, visando o progresso contínuo.

Além disso, os treinamentos podem contribuir para que cada colaborador entenda a sua importância para o sucesso da clínica e sinta mais motivado a aproveitar bem o seu próprio tempo de trabalho.

Através de métricas e relatórios que podem ser obtidos por meio do software de gestão médica é possível encontrar falhas e identificar fatores que precisam ser corrigidos e aprimorados para a conquista dos resultados desejados.

5. Planeje pausas e intervalos

A rotina em uma clínica é atribulada. Diversos fatores costumam passar a ideia de que clínica cheia é sempre sinal de sucesso e de que os colaboradores devem se esforçar ao máximo para emendar um atendimento no outro, mas não é bem assim.

Tanto para a saúde mental dos colaboradores, quanto para o aumento da produtividade, as pausas são necessárias. Permitir que a sua equipe (e também você, gestor) tire momentos estratégicos, ainda que breves, para descansar a mente e o corpo contribui para a disposição e para um consequente melhor aproveitamento do tempo.

A ideia também vale para o planejamento de intervalos entre as consultas. Calcular esse momento otimiza a gestão de tempo e abre espaço para que os colaboradores e pacientes lidem com adversidades (como atrasos) sem permitir que se transformem em transtornos mais graves.

Novamente, os dados e funcionalidades do software médico favorecem essa gestão e o estabelecimento de horários e pausas que deem mais flexibilidade a cada colaborador e ao seu tempo.

Gostou das dicas? Então confira também este outro post sobre como aumentar a produtividade de sua equipe!

Lucas Menezes

Lucas Menezes

Publicitário, autor do livro "Versos e Versões", faz parte da Antologia Poética Brasileira e valoriza a riqueza da cultura nacional. Atualmente, é Owner de Conteúdo na Vitta e trabalha para transformar a saúde no Brasil.

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