Você sabe qual a diferença entre as empresas do setor da saúde e negócios de outros segmentos? Nenhuma! Isso mesmo, do ponto de vista gerencial, clínicas e consultórios também precisam de muita atenção em aspectos como fluxo de caixa, atendimento a clientes, dentre muitos outros!
É esse cuidado com a gestão que permitirá o crescimento saudável do negócio, sua expansão e, porque não, a abertura de novas unidades. Se você pensa em melhorar os resultados da sua clínica, continue lendo esse artigo até o fim. Vamos dar dicas práticas de gestão, além de chamar atenção para detalhes fundamentais da administração de um negócio do setor da saúde!
Lembre-se que, em caso de dúvidas, nossa equipe está à disposição para analisar sua realidade e ajudá-lo como for possível! Confira:
O poder dos números
Antes de qualquer dica, é imprescindível falar sobre o poder dos números. Qualquer gestor – independentemente do segmento – que não se apoia em números para tomar as decisões estratégicas do negócio, está colocando todo o seu trabalho em risco.
Isso porque o “achismo” é o pior inimigo de uma gestão eficiente. Vamos supor que você perceba um aumento nas reclamações sobre o atendimento na recepção e nota que, realmente, o cadastro de pacientes está demorando muito. Será que o melhor a fazer é contratar mais um atendente?
Com base em relatórios gerenciais você poderá comparar, por exemplo, o tempo que cada colaborador demora para fazer um cadastro. Dessa forma é possível determinar se o problema é realmente humano ou se é o sistema (incluindo os computadores) que estão atrasando o processo.
Indicadores de performance (KPI)
Agora que já falamos sobre a importância de acompanhar de perto os números da clínica, é preciso saber, também, quais são os principais indicadores de sucesso do seu negócio. Para isso, é necessário definir qual o objetivo da empresa como um todo.
Cada caso é um caso. Se você quer aumentar a quantidade de novos pacientes, por exemplo, pode acompanhar o número de agendamentos por cada canal (telefone, site etc.), a fim de entender de onde eles estão chegando. A partir disso, é possível otimizar os esforços para captar mais pacientes.
Se o problema que você quer resolver é o retorno de pacientes que já consultaram uma vez na clínica, utilizar o e-mail marketing como estratégia pode ser uma boa. Por isso, lembre-se de determinar metas e objetivos para o negócio, conseguindo assim definir os melhores caminhos e ações.
Área financeira
No setor da saúde é muito comum que médicos e profissionais treinados para cuidar dos pacientes acabem se responsabilizando por grande parte da burocracia. A área financeira de uma empresa é vital, por isso, é muito importante que o profissional se capacite para atuar nela ou que conte com ajuda profissional.
Principalmente quando a empresa não conta com um software de gestão, as perdas por falta de conhecimento e preparo podem representar um grande prejuízo para o negócio. Seja por falhas de atenção ou devido às planilhas complexas, arriscar a saúde financeira da clínica é extremamente arriscado.
Questões como o rateio de faturamento médico podem gerar grandes problemas entre a equipe. Isso demonstra como a gestão de uma empresa é totalmente integrada e deve ser observada como um todo. Não é porque a empresa está no setor da saúde que esses aspectos devem ser relevados.
Área contábil
Assim como a financeira, a área contábil de uma empresa também pode ser uma grande aliada ou um verdadeiro pesadelo para o gestor. Erros na emissão de notas fiscais, por exemplo, podem gerar grandes multas e até mesmo investigações da Receita Federal na companhia. E ninguém quer isso, certo?
Quando você adota um sistema de gerenciamento, consegue automatizar uma série de tarefas, evitando erros humanos e permitindo que seus colaboradores foquem em atividades mais importantes. Essa é apenas uma das muitas vantagens que a tecnologia oferece para os gestores.
Questões específicas à área, como o preenchimento dos formulários TISS, também podem ser automatizadas. Dessa forma a clínica pode diminuir a glosa médica em até 70%. Isso sem contar com o ganho em agilidade e a diminuição dos custos com colaboradores.
Atendimento aos pacientes
A partir do momento em que você tem controle de todos os aspectos de sua clínica, fica mais fácil determinar os gargalos que atrapalham cada uma das áreas da empresa. No atendimento aos pacientes não é diferente e cada uma das questões citadas acima está diretamente relacionada a isso.
Uma recepção eficiente conta com agendas na nuvem que são automaticamente atualizadas a cada alteração – evitando marcações duplicadas, por exemplo. O financeiro, em ordem, evita problemas na emissão de faturas para os pacientes – um erro gravíssimo na gestão de um negócio (afinal, ninguém gosta de ser cobrado a mais!).
Uma equipe bem remunerada e focada em um mesmo objetivo é mais propensa a aceitar o atendimento humanizado. Esses são apenas alguns exemplos de como a gestão de uma empresa perpassa por todas as áreas de maneira interconectada.
Gerir uma clínica, consultório ou qualquer empresa no setor da saúde não é diferente dos desafios apresentados aos gestores em outros segmentos. No final das contas, é preciso equilibrar aspectos como o financeiro, contábil e o atendimento aos pacientes para melhorar os resultados.
E você, o que faz em sua clínica para ter um diferencial competitivo frente aos seus concorrentes? Já teve experiência em alguma empresa de fora da área médica? Compartilhe suas experiências nos comentários e ajude a tornar esse post ainda mais completo!